Abbiamo già parlato di quanto la comunicazione all’interno del team sia un tassello fondamentale per aumentare la produttività, soprattutto se si adotta lo smart working.
Lavorare a distanza cambia e trasforma le dinamiche che si erano venute a creare in ufficio. Anche se non ci si presta attenzione, lavorare a stretto contatto crea una comunicazione indiretta che fornisce molte risposte e passaggi di informazione.
Ad esempio basta un cenno, un sorriso per ottenere un consenso, oppure le chiamate a cui assistiamo passivamente generano un’involontaria condivisione delle informazioni.
Tutte questi elementi vengono a mancare con la distanza fisica.
Oggi vogliamo quindi parlarti di due strumenti che noi abbiamo testato e utilizziamo quotidianamente per far funzionare il nostro team anche a distanza.
Standuply – Standup meeting
https://standuply.com/
Il primo strumento che ti presentiamo risponde a un problema che chiunque gestisca il lavoro di altre persone si trova ad affrontare: non sapere su cosa sta lavorando il team.
Standuply permette di configurare una serie di messaggi/domande automatizzate ai propri collaboratori. Questo permette di raccogliere, con cadenza regolare, le informazioni dai propri collaboratori e ottenere un report chiaro che riassume tutte le risposte fornite in modo automatizzato.
Altro aspetto interessante di Standuply è la possibilità di integrazione con Slack (se non sai cos’è, lo scoprirai nel prossimo paragrafo).
Ogni giorno al nostro team vengono poste queste semplici domande, richiedono pochi secondi ma riescono a fare una panoramica giornaliera di “chi fa cosa”.
Slack
Slack è uno strumento pensato per lo scambio di messaggi con i propri collaboratori, non su canali tradizionali come e-mail oppure informali come Facebook/Whatsapp.
È un canale formale verticalizzato sulla comunicazione aziendale. Quali sono i vantaggi?
- Si possono inviare messaggi diretti a specifici componenti del team oppure creare gruppi di conversazione
- Permette di organizzare videochiamate e chiamate con i membri del team
- È possibile scambiare file e cercarli all’interno delle chat
- Non verranno perse comunicazioni importanti su canali come chat di Whatsapp/Messenger
- È possibile creare canali tematici – Ad esempio canali su progetti specifici per ritrovare facilmente tutte le informazioni relative a quel progetto
Quello che consigliamo, quando si adottano strumenti per l’organizzazione del team, è cercare di essere più organizzati e rigorosi possibili.
Nella nostra esperienza ciò che ha fatto davvero la differenza, è stato stabilire e mettere nero su bianco un vero e proprio regolamento per l’utilizzo degli strumenti di comunicazione.
Ad esempio: come creare i gruppi, quando utilizzare Slack e quando le e-mail, come gestire messaggi e comunicazioni al team, ecc.
Questa è la nostra esperienza con gli strumenti di comunicazione interna, che ci hanno aiutato a migliorare il passaggio di informazione con i nostri collaboratori e aumentare la produttività del team!
Un ultimo consiglio: prima di adottare un nuovo strumento, che sconvolga le abitudini e routine del team, testalo con qualche collaboratore (magari più aperto al cambiamento) e poi piano piano allarga la cerchia.
Se vuoi leggere qualche altro consiglio su come aumentare la produttività del team, ti consigliamo di dedicare 5 minuti alla lettura di questo approfondimento: Come aumentare la produttività aziendale in smart working.
